5 vanliga misstag du gör efter certifieringen

En del företag har idag certifikat enligt en eller flera ISO-standarder. Många gånger är det certifikatet man har i sikte. Mycket svett, tårar och arbete präglar tyvärr alltför ofta denna period. När den är över är det skönt att pusta ut, dricka skumpa och äta tårta – I verkligheten är det nu, efter certifieringen, som arbetet med, ledningssystemet börjar. Här nedan följer 5 vanliga misstag efter certifiering

1. Inte tillräckligt med tid

Många är inställda på tiden fram till en certifiering, det fina diplomet. Att ISO-certifiera sin verksamhet innebär att införa ett systematiskt sätt att arbeta och att genomföra antal aktiviteter. Att arbeta med att analysera omvärlden, sätta mål, hantera problem, sätta upp nyckeltal och säkra kvaliteten genom hela verksamheten. Detta är aktiviteter som behöver göras med en regelbundenhet. När vi inte lägger ner den tid som krävs för dessa kritiskt viktiga aktiviteter för verksamheten, får vi inte den effekt av ledningssystemet som vi borde. Effekten av effektivitet, systematik, nöjda kunder, problemlösning och ökad lönsamhet. ISO-arbetet blir ett ok och inte det resultat vi skulle behövt.

2. Fel fokus

Beroende på hur ISO-arbetet och ledningssystemet är strukturerat blir fokus en följd av detta. Om ISO-arbetet bygger på mappstrukturer med skriven text som beskriver rutiner kommer fokus efter certifieringen bli dokumenterade rutiner och skriven text. Vi fokuserar då på frågor som: är texten tillräcklig? Täcker den kravet i standarden? Vad behöver vi lägga till för att personalen ska förstå osv. I längden tappar vi fokus på det som är viktigt och kritiskt för vår verksamhet, fokus har hamnat på dokument.

3. Ledningssystemet blir personberoende

Inte sällan har en person fått i uppgift att ”bygga” ett ledningssystem, ansvara för implementeringen av en ISO-standard. När en person bygger upp ett system är det personen som skaffar kunskap, kompetensen sitter i personens huvud. När personen lämnar organisationen tappar man inte bara personens kompetens utan kunskapen om systemet. Det kan vara förödande och mycket kostsamt att låta byggandet och drivandet av ledningssystemet bli beroende av en person.

4. Ledningen hänger inte med

Ofta är ledningen glad över att ISO-ansvarig tar ansvar för ISO-arbetet. Ännu gladare blir de när certifikatet hänger på väggen. Det är ju inte så konstigt. Haken är bara att ledningssystemet och ISO-arbetet inte är ett projekt som ska i mål med en certifiering utan en process som kontinuerligt åstadkommer förbättringar i form av nöjdare kunder, effektivare arbetssätt och produktutveckling med ökad lönsamhet som följd. När ledningen inte hänger med i detta arbete utan är nöjd med certifieringen är sannolikheten stor att mycket viktigt är förlorat.

5. Dokumentationen växer och växer

Historiskt sett har ISO-arbetet handlat om dokumentation, eller i alla fall har branschen tolkat standarden så. Det har fått till följd att ledningssystem ofta bygger på dokument. Pärmar som kopieras och utplaceras, mappstrukturer i datorn som följer standardens punkter, manual med en innehållsförteckning efter standarden, dokumenthanterings lösning med länkar, klickbara processkartor mm. Granskning i form av intern- och externrevisioner utgår från dokumentationen. Avvikelser, observationer och förbättringsförslag har då utgångspunkt i dokument. Hanteringen av dessa resulterar då i ännu mer dokumentation. Över tid växer dokumentationen okontrollerat så till den grad att det inte går att navigera, än mindre förstå.