Vad kostar ert ledningssystem i tid och resurser? 

Vad kostar ert ledningssystem egentligen?

Så, vad är egentligen priset för att upprätthålla ert ISO-ledningssystem? De fasta kostnaderna, som revisorbesök och IT-verktyg för att hantera ledningssystemet, är vanligtvis välkända och identifierade. Men det är de dolda kostnaderna, som rör tid och resurser, som ofta flyger under radarn.

Många företag undervärderar de maskerade kostnaderna som kan uppstå när processer och arbetssätt inte är effektiva. Det kan handla om att leta efter och uppdatera svårfunna dokument eller att ständigt klargöra ansvarsområden och arbetsuppgifter mellan medarbetare. Dessa är exempel på kostnader som kan bli betydligt högre än förväntat.

I denna blogg kommer jag att belysa hur du kan tänka och räkna på kostnaderna för ditt ISO-ledningssystem och, ännu viktigare, hur du kan minska dessa utgifter både i tid och resurser.

---

Vad är onödiga resurser?

Jag vill ta upp vad som menas med onödiga resurser inom ramen för ett ledningssystem.

Onödiga resurser kan definieras som den tid och ansträngning som ledningssystemets ansvariga och anställda investerar i aktiviteter som egentligen skulle kunna undvikas. Detta inkluderar:

• ISO-aktiviteter
• Dokumenthantering
• Textskrivning
• Utbildningar

1. ISO-aktiviteter

Den första kategorin av onödiga resurser är alla de ISO-relaterade aktiviteter som måste utföras när man har ett ledningssystem. Detta innebär att informera kollegor om deras ansvar och tidpunkter för att utföra specifika uppgifter.

För den som ansvarar för ledningssystemet kan detta innebära att man måste känna sig trygg med att alla nödvändiga uppgifter blir genomförda i rätt tid. Tyvärr kräver det ofta att man frågar sina kollegor om status för deras aktiviteter, vilket kan vara en tidskrävande och ineffektiv process. Vid varje givet tillfälle innebär det att två eller fler personer är involverade och kostar resurser och därmed pengar.

2. Dokumenthantering

Nästa aspekt av onödiga resurser är hanteringen av dokument. Det kan vara tidsödande att leta efter och uppdatera dokument, särskilt om de inte är ordentligt organiserade och strukturerade. Många lägger tid på att hitta dokument och sökvägar till informationen i ledningssystemet. Det är alltför ofta många, långa och krångliga sökvägar för att finna rätt dokument. Oftast leder det till att man förbrukar en ansenlig mängd tid. Det är heller inte alltid givet att ett dokument har ett namn som påminner om innehållet. På så sätt blir det extra svårt att få fram rätt dokument. Ibland är det trasiga länkar i sökvägarna som sätter käppar i hjulet och gör sökvägarna extra svårhanterliga.

3. Textskrivning

Tredje punkten är att skriva text. För att uppnå och bibehålla ett ISO-certifikat kräver ISO-standarderna visst dokumenterat material. Tyvärr tenderar många ledningssystemansvariga att överanvända text och skapa en överflöd av dokument. Det är viktigt att förstå att ISO-standarden inte kräver en övermåttlig mängd text för att erhålla ett certifikat. Att producera, läsa och revidera text är en tidskrävande process som faktiskt kan undvikas.

Det är här möjligheten till betydande besparingar av personella resurser kommer in i bilden. Genom att minska onödig textproduktion och istället fokusera på att skapa effektiva och ändamålsenliga dokument, kan du spara tid och resurser som kan användas för mer värdeskapande aktiviteter. Vill du fördjupa dig i detta ämne? Här kan du läsa mer om ”Hur mycket dokumentation kräver ISO – EGENTLIGEN”.

4. Utbildningar

Den sista punkten är utbildningar. De flesta utbildningar inom ISO-ramverket, vare sig det gäller ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 eller andra, är generella till sin natur. Dessa utbildningar ger en grundläggande förståelse för ISO och dess övergripande krav. Dock brister de ofta när det kommer till att visa hur man konkret tillämpar denna information och kunskap inom den egna verksamheten. Utmaningen uppstår eftersom ISO-standarden är utformad för att passa alla olika typer av företag och storlekar.

Det är vanligt att man efter en generell utbildning fortfarande känner sig osäker på hur man implementerar och anpassar ISO-kraven till den egna arbetsplatsen. Detta gap mellan teori och praktik kan vara betungande och hindra företag från att dra full nytta av sina ISO-certifieringar.

Med rätt leverantör behöver du inte investera tid och resurser i separata ISO-utbildningar. Istället blir du utbildad i exakt det du behöver veta för att framgångsrikt klara din certifiering och bibehålla ditt värdefulla certifikat.

Hur kan man räkna på tid och resurser?

Så, hur kan du egentligen räkna ut den verkliga kostnaden för ert ledningssystem när det kommer till tid och resurser? Låt oss ta en närmare titt.

1. Ledningssystemansvarig: Börja med att titta på hur mycket arbetstid den person som är ansvarig för ledningssystemet lägger på ISO-frågor. Är det deras huvudsakliga uppgift, eller tar det en del av deras tid, kanske 50 % av arbetstiden?
2. Antal Inblandade: Därefter behöver du identifiera hur många fler personer i företaget som är involverade i ledningssystemet. Det innefattar personer som utför olika aktiviteter, både enstaka och kontinuerliga, samt de som deltar i gruppregleringar som möten. Kom ihåg att även ledningsgruppen och all personal som bidrar till att upprätthålla ledningssystemet bör räknas in.
3. Kommunikation: Förlorad tid kan också härledas till den ökade kommunikationen som krävs. Ta med i beräkningen både e-postmeddelanden och telefonkonversationer som är kopplade till ledningssystemet.
4. Utbildningar: Om det finns utbildningar som personalen måste genomgå, inkludera dessa tidsmässiga åtaganden också.
5. Beräkna Kostnaden: När du har en uppskattning av hur många timmar personalen är engagerade i ledningssystemet varje månad, och vad deras löner kostar, har du en översikt över de dolda kostnaderna för ledningssystemet.

Det är viktigt att förstå dessa dolda kostnader för att kunna effektivisera och minska dem. Med ett digitalt aktivitetsbaserat IT-verktyg minimerar du alla dessa tidskrävande processer. Med rätt system kan du frigöra värdefull tid och resurser som kan omfördelas till mer värdeskapande aktiviteter inom ditt företag.

Läs mer om fördelarna med Clarendos IT-verktyg här.

Slutsats: Optimera ditt ISO-ledningssystem med rätt verktyg

Oavsett vilken ISO-standard du följer, är syftet alltid att leda och styra din verksamhet på ett effektivt sätt. Det mest smidiga och tidseffektiva sättet att uppnå detta är genom att använda ett aktivitetsbaserat IT-verktyg. Med rätt IT-stöd kan du delegera aktiviteter inom verksamheten och enkelt övervaka deras status. Det sparar inte bara tid för administratören utan ger även snabb feedback till dina kolleger.

Med full överblick över ditt företags ISO-standarder kan du koncentrera dig på att utnyttja verksamhetens potential istället för att slösa tid och energi på onödiga moment. Så genom att följa ovanstående riktlinjer och investera i rätt verktyg kan du verkligen räkna ut vad ditt ledningssystem egentligen kostar dig. Vill du fördjupa dig i ämnet och lära dig mer om hur du kan arbeta effektivt med ditt ledningssystem? Tveka inte att höra av dig till oss! Vi är här för att hjälpa dig på din resa mot en mer effektiv och framgångsrik verksamhet.
Om du vill utforska ämnet ytterligare kan du också läsa vår artikel om ”Hur man väljer ett vinnande ISO-ledningssystem bland en djungel av leverantörer”.

Vi ser fram emot att höra från dig och stötta dig på vägen mot ditt ISO-mål!