Hur man väljer ett vinnande ISO-ledningssystem bland en djungel av leverantörer

När man står inför valet att välja en ISO leverantör till företaget, är det många saker att ta hänsyn till för att göra ett rätt och riktigt beslut. Det finns åtskilliga leverantörer att välja bland och det är inte alltid lätt att förstå skillnaderna mellan dessa. Valet av leverantör är vitalt oavsett om det ska skapas ett nytt ISO ledningssystem från grunden, eller om det gäller att byta ut och uppdatera sitt befintliga ISO ledningssystem. Vad är det då man ska ta i beaktning och ta ställning till? Det är många frågor som dyker upp och som behöver sorteras och värderas.
I denna blogg kommer jag gå igenom punkter som kan vara viktiga för att fatta rätt beslut om ett framtida ledningssystem.

Rätt IT-verktyg är avgörande

IT-verktygen som finns ute på marknaden har olika utgångspunkter som skiljer sig avsevärt från varandra i uppbyggnad, utförande och hantering. Man kan dela in dessa IT-verktyg i två kategorier.

– Det ena är dokumenthanteringssystem, som fokuserar på att producera och förvalta dokument för ledningssystemet. Dessa system passar oftast de mindre företagen med en eller ett fåtal personer som arbetar med ledningssystemet och som inte behöver kunna delegera ut uppgifter i organisationen.

– Det andra är aktivitetshanteringssystem som fokuserar på att leda och styra organisationen men också hanterar de dokument som behövs. Dessa system passar oftast de medelstora och stora företagen, samt koncerner (läs mer om ISO för koncerner här). Genom ett aktivt och dynamiskt IT-verktyg arbetar man med det viktiga och huvudsakliga aktiviteterna i ledningssystemet, vilket gör att man får ett naturligt flöde av ISO-aktiviteterna. Ledningssystemet blir på så sätt effektivt, vilket leder till att man sparar både tid och pengar.

Då du ska arbeta med ditt ISO-ledningssystem i många år framöver är detta förarbete med att noggrant välja ut sin leverantör av största vikt.
ISO-arbetet ska vara kul, enkelt, effektivt och engagerande eller hur?

Flexibelt och skalbart

Den plattform eller det IT-verktyg som väljs för att lägga ledningssystemet i, är avgörande för hur det fortsatta arbetet med ledningssystemet kommer att utföras. Uppbyggnaden och utformningen av den plattformen är central för hur ISO arbetet kommer att se ut, samt hur mycket tid som kommer att behöva läggas ner för det kontinuerliga underhållet av ledningssystemet. Oavsett om det gäller kvalitetsledningssystem, miljöledningssystem eller något annat ISO-ledningssystem, så vill man ha en uppbyggnad som är flexibel, stabil och anpassat efter företagets förutsättningar. Systemet bör vara enkelt att använda för alla parter och kunna engagera alla inblandade. Eftersom ISO-ledningssystemen kan byggas upp på flertalet olika sätt är det viktigt att förstå hur leverantören kommer att bygga upp, implementera och förvalta ledningssystemet, så att man kan välja det sätt som passar bäst.

Det är en fördel om man enkelt kan lägga till nya standarder till sitt ledningssystem. Man vill även lätt kunna förändra ledningssystemet efter de utvecklingar som sker i företaget, till exempel att det tillkommer nya personer och avdelningar, eller att personer slutar eller går i pension. Dessutom är det önskvärt att det system som slutligen väljs har en funktion för att lägga till nya företag och bolag som kan komma att behöva länkas ihop med nuvarande företag, som exempelvis en koncernfunktion där man kan lägga till ett dotterbolag och/eller systerbolag och därmed ha ett samlat ledningssystem.

Det är förmånligt att ha ett webbaserat system med en revisorsfunktion som gör det enkelt för intern- och externrevisorn att komma åt och granska när det är dags. Denna tillgänglighet gör att inga dokument behöver plockas fram och skickas då revisorn loggar in i systemet, utan revisionen förbereds direkt i plattformen. Detta sparar tid under själva revisionen eftersom vissa delar redan har granskats, vilket gör det enkelt och smidigt för alla parter.

Säkra ledningssystemet genom att välja en erfaren och ISO-certifierad leverantör

En leverantör för ISO-ledningssystem med stor erfarenhet har en gedigen utarbetad process för hela hanteringen från början till slut. Från det att offerten skickas till dess att projektet är slutfört ska kunden kunna känna sig trygg och säker och kunna följa den utsatta planen. Förväntningar på projektet bör tydliggöras och följas upp för att säkerställa att kunden är införstådd med implementeringen och slutligen nöjd med resultatet. Kunden ska få det den blivit lovad, tidsmässigt och prismässigt. Du ska inte behöva lära dig allt om standarden eller gå allmänna utbildningar, utan leverantören ska kunna implementera och lära ut så att administratören kan hantera det anpassade systemet på bästa sätt.
För en erfaren ISO-leverantör är det naturligt att ge kunden referenser att kontakta. Dessa referenser kan då redogöra för sina upplevelser av projektet och dess trygghet med leverantören.
Det är en god idé om din leverantör själv är certifierad i ISO 9001, kvalitet och gärna andra ISO-standarder. Det betyder att de har en process för hantering av bland annat kunder och även avvikelser. Dessa leverantörer jobbar själva aktivt med frågorna och granskas då av ett utomstående certifieringsorgan för att uppfylla kraven i standarden.
För att vara riktigt säker på att företagets information hanteras på bästa och säkraste sätt är det rådigt om leverantören dessutom själva är certifierade i standarden ISO 27001, vilket är en standard för informationssäkerhet. Det innebär bland annat att leverantören ständigt behöver arbeta med säkerhetsfrågor, vilket gör att man kan undvika ovälkomna överraskningar.

Förvaltningen av ledningssystemet

Efter implementeringen av ett ISO-ledningssystem så fortgår arbetet år efter år. I processen att välja leverantör är det viktigt att också tänka på vad som ska ske efter certifieringen. Support och rådgivning är av nytta och välbehövligt. Med en proaktiv insats från din leverantör och kontinuerliga uppföljningar är det enkelt för dig att ha styr på ledningssystemet. Det är viktigt att nya utgåvor av standarden tolkas och uppdateras i ledningssystemet så att du hela tiden är ajour med standarderna och har ett aktuellt system. Rådgivning gällande ISO-frågor samt hantering av avvikelser från externrevisionen är tjänster som är bra om leverantören erbjuder. Även utbildningar för nya administratörer, VD:s, chefer och anställda som behöver lära sig systemet.  

Slutligen

När du nu har läst igenom denna text besitter du de verktyg som gör dig förberedd att välja rätt leverantör för dig. Det är bra att bena ut vad som är viktigt och vad som skulle passa företaget bäst.

När du är i gång och arbetar med implementeringen ska det kännas bekvämt och okomplicerat. Du ska vara trygg och insatt i processen.
Välkommen att höra av dig till oss som leverantör.
Lycka till!