GPA Flowsystem AB fick en lösning de inte trodde fanns
Utmaningen
Ledningen hade under en längre tid varit tveksamma mot att skaffa sig en certifiering. Man föreställde sig att ett sådant projekt skulle ta oändligt med tid och resurser i anspråk och sannolikt inte ge någon nytta, förutom ett pappersdiplom att kunna visa för kunderna.
Lösningen
Med det aktivitetsfokuserade IT-verktyget TIM kunde man undvika ”dokumentationsfällan”. Med hjälp av Clarendo kunde man effektivt driva implementeringen under en kort period och med tillräckliga resurser. Clarendo kunde ta till vara på det viktiga strategiska arbetet som man redan tillämpade och såg till att dubbelarbete undveks.
Resultatet
3 viktiga bidrag från Clarendo
Nytta med ledningssystem (om man gör det på rätt sätt): Projektet med Clarendo ledde till en förståelse för att ett ledningssystem handlar om att leda och styra organisationen. Det vill säga att vi faktiskt styr organisationen – inte genom att beskriva rutiner i dokument som ingen läser. Effektiviteten ligger i att kunna delegera uppgifter och samtidigt ha översikt över arbetet så att det blir gjort.
Resurssnål administration: TIM är en assistent i form av ett IT-verktyg. TIM har struktur, håller ordning på vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart. Han påminner var och en om uppgifter. När en medarbetare slutar ser TIM till att någon annan tar ansvar för uppgiften.
Styrning av alla företagets viktiga uppgifter: I TIM är det enkelt att skapa aktiviteter för allt som är kritiskt och viktigt ur företagets synvinkel – inte bara för det som tillhör de valda standarderna. De viktiga uppgifterna läggs som en så kallad ”periodisk aktivitet”, som har en fastställd frekvens. Detta gör att den ansvarige blir påmind varje gång det är dags att utföra uppgiften.
