Vad kostar ert ledningssystem i tid och resurser? 

Vad kostar ert ledningssystem egentligen?

För de allra flesta så är den fasta kostnaden för företagets ISO-ledningssystem känt. Man vet vad det kostar när externrevisorn och eventuellt internrevisorn kommer. Många har sitt ledningssystem i ett IT-verktyg med en fast prislapp. Detta är kostnader företaget vet om och har valt.
Men vad ett ISO-ledningssystem kostar i tid och resurser är däremot en prislapp som företaget ofta inte har koll på.  Maskerade kostnader som många inte tänker på, är när man har ett ineffektivt arbetssätt. Det kan till exempel vara många dokument som är svåra att hitta och ska uppdateras. Även mycket klargörande mellan personer vad som är gjort och vad som ska göras. Detta är exempel på kostnader som kan bli extremt dyrt för ett företag.
Nedan kommer jag att bringa klarhet i hur man kan räkna på vad ISO kostar. Du får också veta hur man kan minska dess utgifter i tid och resurser

.

Vad är onödiga resurser?

Onödiga resurser är den tid ansvariga och anställda lägger ner på aktiviteter i ledningssystemet som kunde undvikas.

• Första punkten är alla ISO-aktiviteter som man ska utföra när man har ett ledningssystem. Att behöva informera andra kolleger om vad de ska göra och när det ska göra det, är resursslöseri. Den ledningssystemansvarige behöver veta att alla sköter sina uppgifter för företagets ISO-certifiering. Alltså behöver denne person tryggt orientera sig i att allt är utfört i rätt tid. Det innebär för många att fråga sina kolleger om aktiviteterna är gjorda. Många frågor till kolleger, när det inte finns ett enkelt och systematiserat sätt som påvisar detta. Är den uppmärksammade aktiviteten inte blir gjord, behöver den ansvariga dessutom en eller flera påminnelser till ansvarig person. Därefter flera uppföljningssamtal för att veta när aktiviteten utförs. Vid varje givet tillfälle innebär det att två eller fler personer är involverade och kostar resurser och därmed pengar.

• Andra punkten är hanteringen av dokument. Många lägger tid på att hitta dokument och sökvägar till informationen i ledningssystemet. Det innebär att det kan finnas många, långa och krångliga sökvägar för att finna rätt dokument. Oftast leder det till att man förbrukar en ansenlig mängd tid. Det är heller inte alltid givet att ett dokument har ett namn som påminner om innehållet. Det innebär att det blir extra svårt att få fram rätt dokument. Ibland är det trasiga länkar i sökvägarna som sätter käppar i hjulet och gör sökvägarna extra svårhanterliga.

• Tredje punkten är att skriva text. För att erhålla och behålla ett ISO-certifikat kräver ISO-standarden vissa dokument. Men alltför ofta skriver ledningssystemansvariga för mycket text och för många dokument. Mycket text är inte ett krav för att ha ett certifikat för ISO-standarden. Att skriva, läsa och revidera text är ett tidsslukande arbete som kan undvikas. Här finns det mycket personalresurser att spara in. Här kan du läsa mer om ”Hur mycket dokumentation kräver ISO – EGENTLIGEN”.

• Fjärde punkten är utbildningar. De flesta utbildningar inom ISO både gällande ISO 9001, ISO 14001 eller ISO 45001 med flera, är generaliserande. Det gör att utbildningar ger en uppfattning om ISO och dess krav. Men inte hur man tillämpar det i sin verksamhet. Det är ofta svårt att förstå hur man ska applicera informationen och kunskapen från en generell utbildning på sin arbetsplats. Detta eftersom standarden är till för alla olika sorters företag och storlekar.

Hur kan man räkna på tid och resurser?

Vad kostar ert ledningssystem egentligen i tid och resurser? Först och främst behöver man titta på hur mycket arbetstid den ledningssystemansvariga lägger på ISO av sin tjänst. Är det 100% eller 50 % kanske? Sen tittar man på hur många fler personer i företaget som är involverade i ledningssystemet. Hur många som utför aktiviteter, enstaka aktiviteter, kontinuerliga aktiviteter och gruppaktiviteter såsom möten. Ledningsgruppen ska räknas in och all personal som utför någon slags aktivitet för att underhålla ledningssystemet ska också räknas med. Här ska man också räkna in de mejl och telefonsamtal som tillkommer. Förekommer det enstaka eller flera utbildningar lägger man till denna tid också. Hur många timmar i månaden på ett ungefär är personal engagerade? Och vad kostar dessa personer i lön? Här finner du de dolda kostnaderna för ledningssystemet.

Läs mer om fördelarna med Clarendos IT-verktyg här.

Hur det kan se ut med rätt IT-stöd

Syftet med ISO oavsett standard är att leda och styra sin verksamhet. Det gör man enklast och snabbast genom ett aktivitetsbaserat IT-verktyg. Rätt IT-stöd delegerar ut aktiviteter i verksamheten. På så sätt kan man snabbt och smidigt se i verktyget om en uppgift är utförd eller ej. Det sparar mycket tid från administratör och kolleger. Ett bra IT-verktyg är lättnavigerat och lättanvänt. All personal förstår vad de ska göra. Det gör att man inte behöver några ISO-utbildningar. Allt finns inbyggt och anpassat i systemet. Ett bra uppbyggt ledningssystem innehåller en tydlig mappstruktur, vilket innebär att man enkelt hittar rätt dokument. Vid full överblick och insyn i företagets ISO, blir betoningen att koncentrera sig på verksamhetens potential. Det innebär att man slipper slösa energi och kapacitet på de onödiga saker. Så genom att gå igenom ovanstående punkter kan man räkna ut vad ert ledningssystem egentligen kostar.
Här kan du dessutom läsa mer om ”Hur man väljer ett vinnande ISO-ledningssystem bland en djungel av leverantörer”.

Vill du veta mer om hur man kan arbeta effektivt med sitt ledningssystem? Du är du varmt välkommen att höra av dig!