Vad kostar ert ledningssystem i tid och resurser? 

av Catrine Nord, 21 juni 2022

Vad kostar ert ledningssystem egentligen?

För de allra flesta så är den fasta kostnaden för företagets ISO-ledningssystem känt. Man vet vad det kostar när externrevisorn och eventuellt internrevisorn kommer. Många har sitt ledningssystem i ett IT-verktyg med en fast prislapp. Detta är kostnader företaget vet om och har valt.
Men vad ett ISO-ledningssystem kostar i tid och resurser är däremot en prislapp som företaget ofta inte har koll på.  Maskerade kostnader som många inte tänker på, är när man har ett ineffektivt arbetssätt. Det kan till exempel vara många dokument som är svåra att hitta och ska uppdateras, samt mycket klargörande mellan personer vad som är gjort och vad som ska göras. Detta är exempel på kostnader som kan bli extremt dyrt för ett företag.
Nedan kommer jag att bringa klarhet i hur man kan räkna på vad ISO kostar och hur man kan minska dess utgifter i tid och resurser

.


Vad är onödiga resurser?

Onödiga resurser är den tid ansvariga och anställda lägger ner på aktiviteter i ledningssystemet som kunde undvikas. Första punkten att ta i beaktning är ISO-aktiviteter som behöver göras när man har ett ledningssystem. Att behöva informera andra kolleger om vad de ska göra och när det ska göras är resursslöseri. För att ledningssystemansvarig ska veta att allt sköts som det ska med företagets ISO-certifiering behöver denne tryggt orientera sig i att allt är utfört i rätt tid. Det innebär för många att fråga sina kolleger om aktiviteterna är gjorda, när det inte finns ett enkelt och systematiserat sätt som påvisar detta. Är den uppmärksammade aktiviteten inte gjord behövs dessutom en eller flera påminnelser till ansvarig person och därmed fler uppföljningssamtal för att veta om och när aktiviteten utförts. Vid varje givet tillfälle innebär det att två eller fler personer är involverade och kostar resurser och därmed pengar.


Andra punkten är hanteringen av dokument. Många lägger tid på att hitta dokument och sökvägar till informationen i ledningssystemet som ska läsas eller ändras. Då det kan finnas många, långa och krångliga sökvägar för att finna rätt dokument, kan här förbrukas en ansenlig mängd tid. Det är inte alltid givet att ett dokument har ett namn som påminner om innehållet, vilket gör det extra svårt att få fram rätt dokument. Ibland är det trasiga länkar i sökvägarna som sätter käppar i hjulet och gör sökvägarna extra svårhanterliga.


Tredje punkten är att skriva text. För att erhålla och behålla ett ISO-certifikat krävs det vissa dokument. Men alltför ofta skrivs det för mycket text och dokument som inte är ett krav för att ha ett certifikat för ISO-standarden. Att skriva text, läsa text och revidera text är ett tidsslukande arbete som kan undvikas. Här finns det mycket personalresurser att spara in. Här kan du läsa mer om ”Hur mycket dokumentation kräver ISO – EGENTLIGEN”.


Fjärde punkten är utbildningar. De flesta utbildningar inom ISO både gällande ISO 9001, ISO 14001 eller ISO 45001 med flera, är generaliserande. Det gör att utbildningen ger en uppfattning om ISO och dess krav, men inte hur man tillämpar det i sin verksamhet. Det är ofta svårt att förstå hur man ska applicera informationen och kunskapen från utbildningen på sin arbetsplats, då standarden är till för alla olika sorters företag och storlekar.

Hur kan man räkna på tid och resurser?

Först och främst behöver man titta på hur mycket arbetstid den ledningssystemansvariga lägger på ISO av sin tjänst. Är det 100% eller 50 % kanske? Sen tittar man på hur många fler personer i företaget som är involverade i ledningssystemet och utför aktiviteter, enstaka aktiviteter, kontinuerliga aktiviteter och gruppaktiviteter såsom möten. Ledningsgruppen ska räknas in och all personal som utför någon slags aktivitet för att underhålla ledningssystemet ska också räknas med. Här ska man också räkna in de mejl och telefonsamtal som tillkommer. Förekommer det enstaka eller flera utbildningar lägger man till denna tid också. Hur många timmar i månaden på ett ungefär är personal engagerade? Och vad kostar dessa personer i lön? Här finner du de dolda kostnaderna för ledningssystemet.

Hur det kan se ut med rätt IT-stöd

Syftet med ISO oavsett standard är att leda och styra sin verksamhet. Detta görs enklast och snabbast genom ett aktivitetsbaserat IT-verktyg. Här administreras och sköts all aktivitet som har med företagets ISO att göra. Med rätt IT-stöd delegeras aktiviteter enkelt ut i verksamheten, både de enstaka och de återkommande. Då kan man också snabbt och smidigt se i verktyget om en uppgift är utförd eller ej, vilket innebär att man inte måste fråga runt bland sina kolleger. Ett bra IT-verktyg är lättnavigerat och lättanvänt och all personal oavsett hur ofta man är inne i systemet, förstår vad det är de ska göra. Genom detta IT-verktyg som är specialanpassat och skräddarsytt efter företaget, behövs inga utbildningar. Allt man behöver veta och kunna finns inbyggt och anpassat i systemet. Ett bra uppbyggt ledningssystem har en bra mappstruktur och dokument kan enkelt hittas och granskas. När man leder och styr sin verksamhet genom ISO, innebär det att man har tid att lägga fokus på rätt saker såsom utveckling och förbättringar. Vid full överblick och insyn i företagets ISO, så blir betoningen att koncentrera sig på verksamhetens potential istället för att slösa energi och kapacitet på de onödiga sakerna som inte är någon som helst nytta för företaget. Här kan du läsa mer om ”Hur man väljer ett vinnande ISO-ledningssystem bland en djungel av leverantörer”.

Vill du veta mer om hur man kan arbeta effektivt med sitt ledningssystem så är du varmt välkommen att höra av dig!


Jag vill veta mer!

    Välkommen till Clarendo-bloggen

    Här kan du som VD och ISO-intresserad hitta värdefull information och expertråd om ISO-standarder och ledningssystem. Vi på Clarendo vill hjälpa Dig att driva ett effektivt ISO-arbete.

    ISO för koncerner

    av Catrine Nord, 28 januari 2022

    ISO - På riktigt!

    av Åsa Lindow, 13 december 2021

    3 myter om ISO-dokument

    av Gunilla Thai, 12 november 2021

    Vad är ISO certifiering?

    av Gunilla Thai, 07 september 2021