Damstahl fick ett ledningssystem speciellt utvecklat för koncerner
Utmaningen
I Damstahl-koncernen ingick ISO-certifierade dotterbolag. Damstahl Sverige enligt ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001. Damstahl Norge enligt ISO 9001 och ISO 14001. Moderbolaget i Danmark omfattades av Tysklands certifikat och Damstahl Finland saknade certifikat. Koncernledningen ville att ISO-arbetet skulle vara till nytta för verksamheten. Ledningens krav var att hitta en lösning som förankras i den dagliga verksamheten och inte ett ISO-certifikat på väggen. Farhågan var oändliga mappstrukturer och dokument som ingen läser. Förutom nyttan med ISO var utmaningen att få ett system som kunde omfatta hela koncernen och dess förändringar över tid. Dotterbolag som kan arbeta självständigt och samtidigt ge en god överblick över koncernens hela ledningssystem. Vidare vill man kunna lägga till dotterbolag och förvärv på ett smidigt och strukturerat sätt.
Lösningen
Damstahl Sverige AB har använt Clarendos IT-verktyg TIM för sitt ledningssystem sedan många år. Koncernchef Michael Lund jämförde olika system och valde TIM. Vi skapade TIM och en koncernlösning som väl uppfyller kraven på ett multisitecertifikat. Moderbolaget Damstahl A/S skapades som koncernmoderbolag i TIM. Damstahl Finland och Danmark skapades sedan och kopplades samman med Damstahl Sverige som redan fanns. Damstahl Danmark valde engelska som språk i TIM, liksom Finland. Damstahl Sverige behöll svenska språket då engelska inte för närvarande är formellt koncernspråk. Kommunikationsprocesser upprättades mellan moder- och dotterbolag. Det innebär att beslut delegeras ner i organisationen och hantering av avvikelser delegeras till ansvarig med relevanta befogenheter. TIM anpassades efter koncernens nuvarande organisation och verksamhet och med hänsyn till framtida förändringar.
Resultatet
3 viktiga bidrag från Clarendo
- IT-verktyg + inbyggd ISO kompetens = Effektivitet
Clarendos gedigna kompetens vad gäller tolkning och tillämpning av standardkrav är inbyggd i IT-verktyget TIM. Det är inte standardkraven som skräddarsys, utan tolkningarna, och det är tolkningarna som tillämpas på ett företagssmart sätt som skapar ett skräddarsytt och effektivt ledningssystem. Clarendo har skräddarsytt Damstahl A/S ledningssystem med utgångspunkt från deras vision, strategier och företagskultur, vilket också gör att ledningssystemet fungerar i vardagen. TIM är byggt på uppgifter som gör ledningssystemet lätthanterligt och lättnavigerat. Uppgifter och aktiviteter kan enkelt flyttas av behörig. Det finns åtta behörigheter i TIM vilket också är tidseffektivt eftersom behörigheterna underlättar korrekt styrning. Delegering genom hela koncernen, flexibiliteten när organisationsstrukturen ändras och samma strukturer i alla bolag ger ett tidseffektivt ISO-arbete. - TIM – en flexibel och pålitlig plattform
TIM är ett aktivitetsbaserat IT-verktyg byggd på en flexibel plattform med digital styrning. I plattformen har vi skräddarsytt aktiviteter och mallar som är delegerade till rätt medarbetare. Medarbetaren får påminnelse och bockar av när uppgiften är utförd. På så sätt skapas digital styrning som i sin tur skapar värde för verksamheten. Funktioner i TIM säkerställer bl a att uppgifter flyttas över och att ”inget hamnar mellan stolarna” när en medarbetare tex slutar. Vidare är plattformen är pålitlig då den uppfyller krav på informationssäkerhet eftersom Clarendos ledningssystem är certifierat enligt ISO 27001 - TIM Multisite – special utvecklat för koncerner
TIM har utvecklad funktionalitet för koncerner s.k. TIM Koncern. TIM koncern är flexibelt vad gäller språk och struktur för koncerner. Moderbolaget i Danmark samt dotterbolag i Finland har TIM på engelska medan Damstahl Sverige har TIM på svenska då det passar dem bättre. TIM är flexibel i uppsättning av moderbolag, dotterbolag och olika geografiska platser. Avvikelsehanteringen är flexibel vad gäller delegering ”ner och upp” i koncernen i syfte att kunna eskalera allvarliga händelser till person med rätt befogenheter. När nästföljande dotterbolag ska integreras är det smidigt i TIM att skapa ytterligare dotterbolag och platser. Dotterbolagen har likadana strukturer även om processerna skiljer sig åt i olika bolag. Funktioner gör det enkelt att flytta ansvaret för ledningssystemet från dotterbolag till moderbolag, tvärtom och dotterbolag emellan. Koncernfunktioner ger ansvariga enkelt och snabbt en överblick över hela koncernen såväl som för enskilt dotterbolag.
