JOTAC AB skapar, med rätt fokus, värde i sitt ISO-arbete
Utmaningen
Tidigare hade Jotac AB ett ledningssystem byggt på omfattande processkartor länkade till dokument med detaljerade beskrivningar. Deras ledningssystem har sedan 2012 varit certifierat enligt standarden ISO 9001. I takt med tiden växte dokumentationen till en ohållbar nivå där det inte gick att hitta bland dokumenten och processerna. Än mindre att följa dem.
Värre var att nyttan med ledningssystemet var i stort sett obefintligt och det gick inte att se skogen för alla träden. Behovet av ett enkelt ledningssystem som fungerar var solklart. Fokus hade hittills varit på dokument och dokumentation.
Lösningen
Det som var viktigt och användbart konverterade vi till TIM. Tillsammans med Clarendos projektledning utvärderade vi arbetssättet och ändrade så att det blev effektivt och fyllde ett syfte för verksamheten. De rutiner och dokument som inte var ett krav i standarden lät vi bli att hantera. Det blev en ansenlig mängd processer och dokument som lämnades i den tidigare strukturen, vilket var skönt för ledningen. Fokus är aktiviteter som skapar värde för verksamheten, inte dokument.
Resultatet
3 viktiga bidrag från Clarendo:
Kostnadseffektivitet: Med konverteringen till TIM fokuserade vi på det strategiska arbetet och de mål och beslut som kom av detta. Vi har även utvärderat närliggande IT-stöd man trott sig behöva som också bidragit till kostnadseffektivitet. Med ett effektivare ISO uppskattar ledningen att man sparat en deltidstjänst. Tack vare investeringen i TIM sparar Jotac AB nu 300.000kr per år.
Effektivt ISO-arbete i TIM: Vi har skapat aktiviteter av de uppgifter som är viktiga för Jotacs verksamhet och framgång. Vi har genom att hjälpa ledningen förstå kraven i standarden kunnat skapa relevanta och värdeskapande aktiviteter och på så sätt rensa bort allt överflöd av onödiga dokument.
Kunnig ledning: Under arbetet har ledningen fått insikt om nyttan med ett ledningssystem och vad syftet är. Kunskapen har ökat markant och med kunskap ökar intresset och engagemanget. Inte bara ledningen, utan alla förstår.
